Pharos
Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων
1. Μέρη
Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι το κλιμάκιο (ο σύλλογος ή φορέας που το λειτουργεί), όπως το δήλωσε ο διαχειριστής που το δημιούργησε και αποδέχτηκε την παρούσα. Εκτελών την επεξεργασία είναι η ΔΑΝΙΑΣ ΕΥΑΓΓΕΛΟΣ ΕΕ («ο εκτελών»). Η σύμβαση συνάπτεται με την αποδοχή της στην εφαρμογή και ισχύει όσο ισχύουν οι Όροι Χρήσης.
2. Αντικείμενο
Ο εκτελών φιλοξενεί και επεξεργάζεται τα δεδομένα του κλιμακίου για να του παρέχει την εφαρμογή Pharos: διαχείριση μελών, βαρδιών, οχημάτων, εξοπλισμού, συμβάντων, εκπαιδεύσεων, εκδηλώσεων και οικονομικών.
| Υποκείμενα | Μέλη του κλιμακίου (ενεργά, ανενεργά, πρώην), επαφές έκτακτης ανάγκης, τρίτοι που αναφέρονται σε συμβάντα ή χρεώσεις εξοπλισμού. |
|---|---|
| Κατηγορίες | Ταυτότητα (ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, φωτογραφία, ημερομηνία γέννησης, αριθμός ταυτότητας, ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, αριθμός μητρώου, σαρώσεις ταυτότητας), επικοινωνία, πτυχία και άδειες, βάρδιες και παρουσίες, εξοπλισμός που κρατά κάθε μέλος, συμβάντα, οικονομικά (συνδρομές, έξοδα), αρχείο ενεργειών. |
| Ειδικές κατηγορίες | Δεδομένα υγείας: ομάδα αίματος, ιατρικές σημειώσεις, ιατρικές βεβαιώσεις. |
| Διάρκεια | Όσο ισχύει η σύμβαση, και έως τη διαγραφή της ενότητας 9. |
3. Οδηγίες
Ο εκτελών επεξεργάζεται τα δεδομένα μόνο με τεκμηριωμένες οδηγίες του κλιμακίου. Οδηγίες αποτελούν οι παρόντες όροι και οι ενέργειες του κλιμακίου μέσα στην εφαρμογή (καταχώριση, αλλαγή, αφαίρεση μέλους, διαγραφή). Ο εκτελών ενημερώνει το κλιμάκιο αν κρίνει ότι μια οδηγία παραβιάζει τον ΓΚΠΔ. Δεν χρησιμοποιεί τα δεδομένα για δικούς του σκοπούς, ούτε τα πωλεί ή τα κοινοποιεί.
4. Εμπιστευτικότητα
Πρόσβαση στα δεδομένα έχουν μόνο όσοι τη χρειάζονται για τη λειτουργία και την υποστήριξη της υπηρεσίας, και δεσμεύονται σε εμπιστευτικότητα. Ο εκτελών δεν ανοίγει τα δεδομένα ενός κλιμακίου παρά μόνο για υποστήριξη που ζήτησε το κλιμάκιο, για την ασφάλεια της υπηρεσίας ή όταν το επιβάλλει ο νόμος.
5. Μέτρα ασφαλείας (άρθρο 32)
- Διαχωρισμός κλιμακίων στη βάση δεδομένων: κάθε αίτημα βλέπει μόνο τις γραμμές του κλιμακίου του (row-level security).
- Πρόσβαση μέσα στο κλιμάκιο κατά ρόλο και δικαίωμα, με τα πιο ευαίσθητα πεδία ορατά μόνο σε όσους ορίσει το κλιμάκιο.
- Κρυπτογράφηση σε κάθε σύνδεση (TLS) και κρυπτογράφηση των αποθηκευμένων δεδομένων από τους παρόχους.
- Τα αρχεία δεν είναι δημόσια: δίνονται μόνο μέσα από την εφαρμογή, σε όποιον έχει δικαίωμα.
- Αρχείο ενεργειών, αντίγραφα ασφαλείας, και έλεγχος ότι τα αντίγραφα επαναφέρονται.
- Τα κλειδιά των παρόχων τα κρατά μόνο ο διακομιστής, ποτέ ο περιηγητής.
6. Υπεργολάβοι
Το κλιμάκιο εγκρίνει γενικά τους υπεργολάβους που αναφέρει η Πολιτική Απορρήτου (ενότητα 4). Ο εκτελών ενημερώνει το κλιμάκιο τουλάχιστον 30 ημέρες πριν προσθέσει ή αλλάξει υπεργολάβο, και το κλιμάκιο μπορεί να αντιταχθεί και να λύσει τη σύμβαση. Κάθε υπεργολάβος δεσμεύεται με ισοδύναμες υποχρεώσεις. Μεταφορές εκτός ΕΟΧ στηρίζονται στο Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ-ΗΠΑ ή στις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες, και για το Ηνωμένο Βασίλειο στην απόφαση επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.
7. Δικαιώματα υποκειμένων
Ο εκτελών βοηθά το κλιμάκιο να απαντήσει σε αιτήματα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού και φορητότητας. Τα περισσότερα γίνονται από το ίδιο το κλιμάκιο μέσα στην εφαρμογή. Αίτημα που φτάνει απευθείας στον εκτελούντα διαβιβάζεται στο κλιμάκιο χωρίς καθυστέρηση.
8. Παραβίαση δεδομένων
Ο εκτελών ενημερώνει το κλιμάκιο χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, και το αργότερο μέσα σε 48 ώρες αφότου λάβει γνώση παραβίασης που αφορά τα δεδομένα του, με όσα στοιχεία έχει, ώστε το κλιμάκιο να ενημερώσει την Αρχή μέσα στις 72 ώρες του άρθρου 33.
9. Λήξη: επιστροφή και διαγραφή
- Με αίτημα του κλιμακίου, ο εκτελών του παραδίδει αντίγραφο όλων των δεδομένων και των αρχείων του σε κοινές μορφές μέσα σε 30 ημέρες.
- Μετά τη λήξη, διαγράφει τα δεδομένα και τα αρχεία του κλιμακίου και τους λογαριασμούς των μελών του μέσα σε 30 ημέρες. Τα αντίγραφα ασφαλείας που πάρθηκαν πριν από τη διαγραφή κρατούν τα δεδομένα έως ότου διαγραφούν και αυτά, όταν τα αντικαταστήσουν νεότερα. Διατηρείται μόνο ό,τι επιβάλλει ο νόμος (π.χ. παραστατικά).
10. Έλεγχοι
Ο εκτελών δίνει στο κλιμάκιο τις πληροφορίες που χρειάζεται για να αποδείξει τη συμμόρφωση με το άρθρο 28, και δέχεται ελέγχους από το κλιμάκιο ή ελεγκτή που ορίζει, με εύλογη προειδοποίηση και με έξοδα του κλιμακίου.
11. Εκτίμηση αντικτύπου
Επειδή το κλιμάκιο επεξεργάζεται δεδομένα υγείας και αριθμούς ταυτότητας, μπορεί να χρειαστεί εκτίμηση αντικτύπου (άρθρο 35). Ο εκτελών του δίνει τις πληροφορίες για την υπηρεσία που χρειάζεται για αυτήν.